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案件由律師、助理與會計共同經手，卻仍以試算表、資料夾和訊息分散交接的法律事務所。
同一案件，不代表每個人看同一件事
律師接到案件後，最在意的是委任關係、案情摘要、承辦分工、庭期與下一個期限；助理需要整理當事人資料、安排待辦、維護文件並確認流程是否往前；會計則關心委任費、分期日期、已收與未收。三者處理同一案，工作目的和可操作範圍並不相同。
- 律師更新庭期，助理的待辦仍停在舊日期；
- 助理收到新版文件，但其他人仍開啟舊檔；
- 會計追款前還要詢問案件狀態，資訊往返耗時；
- 為了方便而共用帳號，任何人都可能看到或修改不屬於職務範圍的資料；
- 人員請假或案件換手時，新承辦者要從零拼湊脈絡。
問題不在於「少一張表」，而在於案件缺少一個可依角色閱讀與更新的共同主檔。
以案件為中心，讓交接發生在資料裡
較穩定的做法，是讓每筆案件集中記錄案由、法院與案號、委任關係、承辦人員、當事人、待辦、庭期、文件及費用。律師更新下次庭期後，助理可在同一案看到並安排準備工作；助理完成文件整理，承辦律師不必再從聊天記錄尋找版本；會計則依案件費用與分期紀錄追蹤收款。
交接時，不只寫一句「請接手」，而是確認三件事：目前案件狀態、下一個期限、尚未完成的待辦。接手者從案件頁往下查看當事人、文件與費用脈絡，口頭說明便能聚焦在例外事項，而不是重述全部歷史。
權限不是阻礙，而是分工邊界
共同資料不等於所有人都能做所有操作。esLawOffice 以管理員、律師、助理、會計等角色區分權限：律師處理承辦與案件內容；助理協助維護資料、待辦及文件；會計聚焦費用與收款；管理員負責整體設定。依角色提供工作所需範圍，可降低誤改與不必要的資料暴露，也讓操作紀律更清楚。
文件集中後可加密儲存；需要交付客戶或相關人員時，可使用具時效、次數限制且可取消的下載連結，並留下下載紀錄。費用若採分期，也可透過站內、Email 或 LINE 提醒追蹤。儀表板則協助團隊看見逾期待辦與近期庭期，不再只依賴個人記憶。
產品何處對應（esLawOffice｜已上線）
| 角色／需求 | esLawOffice 對應 |
|---|---|
| 律師掌握承辦 | 案件狀態、當事人與委任關係、待辦及下次庭期 |
| 助理維護作業 | 案件資料、待辦、文件加密儲存與受控分享 |
| 會計追蹤款項 | 案件費用、分期收款與站內／Email／LINE 提醒 |
| 交接與權限 | 管理員、律師、助理、會計等角色權限 |
| 團隊總覽 | 儀表板呈現近期庭期、逾期待辦與應收未收 |
一個實用的導入順序
第一步，先匯入所有進行中案件及近期庭期，建立共同主檔。第二步，為每案補上承辦人、當事人與下一個待辦。第三步，再整理常用文件與費用分期。最後，以一週為週期檢視逾期待辦、近期庭期及應收未收，逐步把原本的口頭追問改為系統內更新。
esLawOffice 用於承載案件資訊、提醒與分工，不取代律師的專業判斷，也不對案件結果作任何保證。系統的價值，是讓正確角色在需要時取得正確資料，並把交接留在可持續維護的案件脈絡中。